Saisir et valider une écriture comptable

Une écriture enregistre une opération en partie double : le total des débits est toujours égal au total des crédits. Nemesys refuse d'enregistrer une écriture déséquilibrée.

Les statuts d'une écriture

• Brouillon : saisie en cours. Elle peut être modifiée ou supprimée, et ne compte dans aucun état.
• Validée : elle est numérotée, elle compte dans la balance, le grand livre et les états financiers, et elle ne peut plus être modifiée.
• Extournée : annulée par une écriture inverse. L'originale reste visible.

Créer une écriture

1. Dans Comptabilité, cliquez sur Nouvelle écriture (ou sur le bouton du même nom en haut de l'écran).
2. Choisissez le journal (ventes, achats, banque, caisse, opérations diverses), la date et, si vous en avez une, la référence de la pièce (numéro de facture…).
3. Ajoutez les lignes : pour chacune, un compte et un montant au débit ou au crédit. Tapez le code ou le nom du compte pour le retrouver.
4. Vérifiez la ligne Totaux : un déséquilibre est signalé en rouge avec son montant.
5. Cliquez sur Enregistrer le brouillon, ou sur Enregistrer et valider si vous êtes sûr de vous.

Valider, modifier, extourner

• Valider un brouillon : ouvrez-le puis cliquez sur Valider. Il reçoit son numéro définitif.
• Modifier : seuls les brouillons peuvent l'être. Une écriture validée se corrige par une extourne puis une nouvelle écriture.
• Extourner : ouvrez l'écriture validée, cliquez sur Extourner et choisissez la date. Une écriture miroir est validée et l'originale passe à Extournée.
• Supprimer : possible uniquement pour un brouillon.

Bon à savoir

• Une écriture doit tomber dans une période ouverte de l'exercice. Sinon, créez l'exercice dans les Paramètres.
• Les comptes de regroupement (un ou deux chiffres) ne reçoivent pas d'écritures ; utilisez les comptes de détail.
• Les droits sont séparés : saisir un brouillon, valider, extourner et supprimer sont quatre permissions distinctes. Voir Membres et rôles.
• La paie génère elle-même une écriture en brouillon quand vous validez un traitement : voir La paie.