Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles Nemesys traite, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle s'applique au site, à l'application et à l'assistant Nemy.

1. Qui est responsable de vos données

• Nemesys est édité par Monal Consulting. Pour les données de votre compte (identité, connexion, sécurité) et de l'usage du service, c'est Nemesys qui décide des finalités et des moyens : nous sommes responsable du traitement.
• Pour les données que votre entreprise saisit dans Nemesys (comptabilité, employés, paie, congés), c'est l'entreprise qui décide de leur usage : elle est responsable du traitement et Nemesys agit comme sous-traitant, uniquement sur ses instructions.
• Si vous êtes salarié d'une entreprise cliente et souhaitez exercer vos droits sur vos données d'employé, adressez-vous d'abord à votre employeur ; nous l'aiderons à vous répondre.

2. Les données que nous traitons

Votre compte

• Nom, adresse e-mail, photo de profil (facultative), langue, thème et fuseau horaire.
• Mot de passe, conservé uniquement sous forme hachée ; clés d'accès (passkeys), dont nous ne conservons que la clé publique ; paramètres de la vérification en deux étapes.
• Si vous utilisez Google pour vous connecter : l'identifiant du compte Google, votre nom, votre adresse e-mail et votre photo.
• Les versions des conditions et de la politique que vous avez acceptées.

Les données de votre entreprise

• Informations légales et coordonnées : raison sociale, RCCM, Id. Nat., NIF, adresse, téléphone, e-mail, logo.
• Comptabilité : plan de comptes, journaux, écritures et leurs lignes, exercices et périodes, tiers (clients, fournisseurs), états financiers, constats d'audit, déclarations fiscales suivies.
• Employés : nom, numéro de matricule, poste, service, type de contrat, date d'embauche, téléphone et e-mail personnels ou professionnels, adresse, statut, congés.
• Paie : salaire de base, bulletins, cotisations et retenues calculées, taux appliqués.
• Membres, rôles et permissions, invitations envoyées.

Données techniques et d'usage

• Pour chaque session : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, date de connexion. Elles servent à la sécurité (alertes de nouvelle connexion, liste de vos sessions, détection d'abus).
• Un journal des actions importantes (qui a créé, validé, modifié ou supprimé quoi, et quand), pour la traçabilité comptable.
• Le volume d'utilisation de l'assistant par entreprise (nombre de réponses, volume de texte traité, coût estimé), sans le contenu des conversations.
• Un enregistrement des e-mails envoyés (adresse, type, date) pour limiter les envois abusifs.

Vos messages

• Les messages que vous nous envoyez par le formulaire de contact (nom, adresse e-mail, objet, message), transmis par e-mail à notre équipe d'assistance.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Fournir le service que vous avez demandé : tenir la comptabilité, calculer la paie, gérer les accès, répondre à vos questions via Nemy. Fondement : l'exécution du contrat.
• Sécuriser les comptes et la plateforme : authentification, alertes de connexion, prévention des fraudes et abus, journal d'audit. Fondement : notre intérêt légitime et vos exigences de sécurité.
• Vous écrire : vérification d'adresse, invitations, alertes de sécurité, avis concernant votre entreprise (suspension, suppression, rappels), réponses à vos demandes. Ce sont des e-mails de service, pas du marketing.
• Respecter nos obligations légales, notamment de conservation des écritures.
• Améliorer la fiabilité et la qualité du service, à partir de données d'usage agrégées et, si vous l'acceptez, de la mesure d'audience. Fondement : votre consentement pour la mesure d'audience.

Nous ne vendons pas vos données et nous n'affichons pas de publicité.

4. L'assistant Nemy et l'intelligence artificielle

• Lorsque vous posez une question, nous envoyons à notre prestataire d'intelligence artificielle (voir l'article 5) : les messages de la conversation en cours, quelques informations de contexte (votre rôle, l'entreprise, la date), et les résultats des consultations que Nemy fait dans vos données pour répondre (par exemple un solde ou une liste de salariés).
• Nemy ne consulte que ce que votre rôle vous permet de voir : ses outils appliquent les mêmes permissions que l'application.
• Nous n'envoyons pas à ce prestataire votre mot de passe, vos clés d'accès, ni l'intégralité de votre base de données.
• Vos conversations sont conservées dans votre navigateur (sur votre appareil), pas sur nos serveurs. Les vider ou changer d'appareil les supprime ou les rend inaccessibles. Nous ne conservons de Nemy que les données d'usage décrites à l'article 2.
• Pour illustrer une réponse, Nemy peut chercher des images libres de droits : les mots-clés de la recherche sont envoyés à Wikipédia/Wikimedia et à Openverse, sans votre identité. Les images s'affichent depuis ces services.
• Ne saisissez pas d'informations dont vous n'avez pas besoin dans vos messages à Nemy.

5. Avec qui nous partageons les données

Nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte, uniquement pour fournir leur service :

• Hébergement et réseau (Cloudflare) : le site passe par Cloudflare, qui voit l'adresse IP et les requêtes techniques de chaque visite pour les acheminer et protéger la plateforme.
• Hébergement de la base de données (Neon, base PostgreSQL) : l'ensemble des données de l'application.
• Stockage de fichiers (stockage compatible S3) : photos de profil, logos d'entreprise et images utilisées dans les e-mails et le site.
• Envoi d'e-mails (Mailjet) : adresse du destinataire et contenu des e-mails de service et des messages de contact.
• Intelligence artificielle (Anthropic) : traitement des messages de Nemy décrit à l'article 4.
• Connexion avec Google (Google), si vous choisissez cette méthode.
• Mesure d'audience (Google Analytics), seulement si vous l'acceptez : les pages vues et le parcours sur le site, sans votre nom ni les données de votre entreprise (voir l'article 9).
• Recherche d'images (Wikimedia, Openverse) : mots-clés de recherche uniquement.

Nous pouvons aussi communiquer des données si la loi ou une autorité compétente l'exige, ou pour protéger nos droits et la sécurité de la plateforme. Au sein d'une entreprise, vos données sont visibles par les membres que le propriétaire a autorisés. Notre personnel n'accède aux données d'une entreprise que lorsque c'est nécessaire (assistance que vous demandez, sécurité, obligation légale).

6. Transferts hors de la République démocratique du Congo

Plusieurs de nos prestataires sont établis ou hébergent leurs serveurs hors de la RDC (notamment en Europe et aux États-Unis). Vos données peuvent donc être traitées dans ces pays. Nous choisissons des prestataires qui appliquent des mesures de sécurité adaptées et nous limitons ce qui leur est transmis.

7. Combien de temps nous les conservons

• Compte : tant qu'il est actif. À sa suppression, les données personnelles de compte sont supprimées ou anonymisées, hors ce que la loi impose de conserver.
• Sessions : jusqu'à leur expiration ou leur fermeture.
• Entreprise active : tant qu'elle existe sur Nemesys.
• Entreprise supprimée : restaurable pendant 30 jours ; ensuite, les données relatives aux personnes (membres, employés, paie, congés, rôles, invitations, logo) sont supprimées définitivement, ainsi que le suivi d'utilisation de l'assistant.
• Écritures comptables : conservées sous forme anonymisée, sans lien avec des personnes, pendant la durée légale de conservation et d'audit.
• Journal d'envoi d'e-mails : une durée courte, nécessaire à la limitation des abus.
• Messages de contact : le temps de traiter votre demande et de conserver la trace nécessaire.
• Sauvegardes : des copies techniques peuvent subsister pour une durée limitée après une suppression, avant leur expiration.

8. Sécurité

• Les échanges avec Nemesys sont chiffrés (HTTPS).
• Les mots de passe sont hachés ; vous pouvez ajouter une vérification en deux étapes ou une clé d'accès.
• Les accès sont limités par des rôles et permissions ; les données d'une entreprise sont isolées de celles des autres.
• Nous vous alertons lors d'une nouvelle connexion, et vous pouvez fermer vos sessions à distance.
• En cas d'incident de sécurité affectant vos données, nous vous en informerons dans les meilleurs délais, ainsi que les autorités lorsque la loi l'exige.

Aucune mesure n'est infaillible : choisissez un mot de passe unique, activez la vérification en deux étapes, et prévenez-nous si vous constatez un problème.

9. Cookies et stockage local

Nous n'affichons pas de publicité. Nous utilisons deux sortes de cookies, aussi décrites dans la fenêtre « Cookies » (lien en bas des pages du site) :

Nécessaires, toujours actifs (ils ne demandent pas votre accord, car le site ne fonctionne pas sans eux) :

• un cookie de session, pour garder votre session ouverte d'une page à l'autre ;
• des préférences : le format des dates et le menu latéral replié ;
• le stockage local de votre navigateur : votre thème (clair ou sombre), votre choix sur les cookies, vos conversations avec Nemy et les brouillons de messages non envoyés.

Mesure d'audience, seulement avec votre accord :

• Google Analytics (cookies _ga et _ga_…, conservés jusqu'à 2 ans) : les pages vues et le parcours sur le site, pour l'améliorer. Tant que vous n'avez pas accepté, Google ne dépose aucun cookie. Vous pouvez changer d'avis à tout moment avec le lien « Cookies » ; si vous refusez, ces cookies sont supprimés.

Si vous installez Nemesys comme application, un cache des fichiers statiques de l'application (pas de vos données) permet un affichage plus rapide et une page de secours hors connexion.

Vous pouvez aussi supprimer ces éléments depuis les paramètres de votre navigateur ; vous serez alors déconnecté et vos préférences seront réinitialisées.

10. Vos droits

Dans les limites prévues par la loi, vous pouvez :

• accéder à vos données et en obtenir une copie ;
• les rectifier (la plupart de vos informations se modifient directement dans votre compte) ;
• demander leur suppression : vous pouvez supprimer votre compte vous-même, depuis Compte → Profil → « Supprimer mon compte » ;
• vous opposer à certains traitements ou en demander la limitation ;
• retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• demander la portabilité de vos données (les exports comptables sont disponibles dans l'application).

Pour exercer ces droits, utilisez la page Contact depuis l'adresse de votre compte ; nous pouvons vous demander de prouver votre identité. Nous répondons dans un délai raisonnable. Vous pouvez aussi saisir l'autorité compétente en matière de protection des données en RDC.

11. Personnes dont les données sont saisies par une entreprise

Si une entreprise a enregistré des informations vous concernant (par exemple comme salarié, ou comme client ou fournisseur), elle est responsable de ces données. Nous les traitons pour son compte et ne les utilisons pas à nos propres fins. Pour toute demande, adressez-vous à l'entreprise ; vous pouvez aussi nous écrire par la page Contact.

12. Mineurs

Nemesys s'adresse à des professionnels et n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Si vous pensez qu'un mineur nous a transmis des données, contactez-nous pour que nous les supprimions.

13. Modifications et contact

Nous pouvons mettre à jour cette politique, par exemple si nous changeons de prestataire ou ajoutons une fonction. En cas de changement important, nous vous en informerons et vous demanderons de la relire avant de continuer. Les conditions d'utilisation complètent cette politique.

Pour toute question ou demande relative à vos données, utilisez la page Contact.