Conditions d'utilisation

Les présentes conditions encadrent l'utilisation de Nemesys. En créant un compte ou en utilisant le service, vous les acceptez. Si vous utilisez Nemesys pour le compte d'une entreprise, vous confirmez avoir le pouvoir de l'engager.

1. Le service

Nemesys est édité par Monal Consulting (« nous »). C'est une plateforme de gestion en ligne destinée aux entreprises et aux cabinets de la République démocratique du Congo. Elle réunit :

• la comptabilité selon le référentiel SYSCOHADA : plan de comptes, journaux, écritures, périodes et exercices, états financiers ;
• la fiscalité : échéances et suivi des déclarations ;
• l'audit : des contrôles automatiques de la tenue des comptes ;
• les ressources humaines : fiche des employés, congés ;
• la paie : calcul et validation des paies, bulletins ;
• Nemy, un assistant qui répond à vos questions et peut proposer des actions, que vous confirmez.

Les fonctions disponibles peuvent évoluer. Certaines sont réservées à certains rôles, ou à certaines offres.

2. Qui peut utiliser Nemesys

• Nemesys s'adresse aux professionnels : entreprises, cabinets, indépendants. Vous devez avoir 18 ans révolus.
• Vous devez fournir des informations exactes lors de l'inscription et les tenir à jour.
• Si une entreprise ou un cabinet vous invite, vous n'accédez qu'à ce que votre rôle permet.

3. Votre compte

• Vous vous connectez avec une adresse e-mail et un mot de passe, une clé d'accès (passkey) ou un compte Google. Vous pouvez activer une vérification en deux étapes.
• Vous êtes responsable de vos identifiants et de ce qui est fait depuis votre compte. Ne les partagez pas. Prévenez-nous sans délai en cas d'utilisation suspecte ; vous pouvez voir vos sessions ouvertes dans votre compte et les fermer.
• Un compte est personnel : une personne, un compte.
• Nous pouvons suspendre un compte en cas de risque pour la sécurité ou de violation des présentes conditions (voir l'article 10).

4. Entreprises, membres et rôles

• La personne qui crée une entreprise sur Nemesys en devient propriétaire. Elle peut inviter des membres, créer des rôles, leur accorder des permissions, et supprimer l'entreprise.
• Chaque membre n'accède qu'aux modules autorisés par son rôle. Le propriétaire et les administrateurs sont responsables des accès qu'ils accordent et retirent.
• Les actions importantes (écritures, validation de paie, clôtures, modifications de rôles) sont enregistrées avec leur auteur et leur date, afin de garantir la traçabilité de la comptabilité.
• Un membre peut quitter une entreprise ; le propriétaire peut retirer un membre.

5. Ce que Nemesys est, et n'est pas

• Nemesys est un outil d'aide à la tenue de la comptabilité, au suivi fiscal, à la gestion du personnel et à la paie. Il ne remplace ni un expert-comptable, ni un conseil fiscal ou juridique, ni un commissaire aux comptes.
• Les contrôles d'audit vérifient la tenue des comptes selon les principes OHADA / SYSCOHADA. Ils ne constituent ni un audit légal ni une opinion d'audit.
• Les calculs de paie (cotisations, impôt sur les rémunérations) et les échéances fiscales reposent sur des paramètres que vous devez vérifier et tenir à jour. Les taux et dates applicables peuvent changer ; la décision finale et la responsabilité des déclarations vous reviennent.
• Les états et rapports produits sont exacts dans la mesure où les données saisies le sont. Faites-les valider par un professionnel avant de les déposer ou de les utiliser pour une décision importante.

6. L'assistant Nemy

• Nemy répond à vos questions en s'appuyant sur les données de votre entreprise que votre rôle vous permet de consulter, et sur les guides d'aide de Nemesys. Il ne voit jamais plus que vous.
• Nemy peut proposer de créer des éléments (par exemple un brouillon d'écriture ou une fiche employé). Rien n'est créé tant que vous n'avez pas confirmé par un clic. Il ne modifie, ne supprime et ne comptabilise rien lui-même.
• Comme tout assistant automatique, Nemy peut se tromper ou mal comprendre. Vérifiez ses réponses avant de vous en servir, en particulier les montants, les dates et les obligations légales.
• Pour répondre, les éléments nécessaires de la conversation sont transmis à un prestataire d'intelligence artificielle (voir la politique de confidentialité).
• L'usage de Nemy est limité par un quota mensuel de réponses par entreprise. Nous pouvons le modifier.

7. Vos données

• Les données que vous saisissez ou importez (écritures, plan de comptes, employés, congés, paie, documents, logo) restent les vôtres. Vous nous autorisez à les traiter uniquement pour fournir, sécuriser et améliorer le service, selon la politique de confidentialité.
• Vous êtes responsable de leur exactitude et de la licéité de leur traitement. En particulier, si vous saisissez des données sur vos salariés ou d'autres personnes, vous devez disposer du droit de le faire et les en informer comme la loi l'exige. Pour ces données, vous êtes le responsable du traitement et Nemesys agit comme votre sous-traitant.
• Vous pouvez à tout moment exporter vos écritures, balances, grands livres et états depuis les modules concernés.
• Nous n'utilisons pas les données de votre entreprise à d'autres fins, nous ne les vendons pas et nous n'affichons aucune publicité.

8. Utilisation acceptable

Vous vous engagez à ne pas :

• utiliser Nemesys pour des activités illégales, frauduleuses ou pour dissimuler des opérations ;
• tenter d'accéder aux données d'autres entreprises ou comptes, ni contourner les contrôles d'accès ou de sécurité ;
• perturber le service (surcharge volontaire, programmes malveillants, collecte automatisée massive) ;
• revendre, sous-licencier ou copier le service, ou en extraire le code ;
• envoyer à Nemy ou saisir des contenus illicites, ou chercher à détourner l'assistant de son usage.

9. Offres, quotas et facturation

• Les offres, leurs limites (membres, quotas d'assistant, etc.) et leurs tarifs sont ceux indiqués lors de votre souscription ou dans votre espace de facturation. Nous vous informons avant toute modification qui vous concerne.
• Sauf indication contraire, les montants sont facturés à l'avance, par période, et ne sont pas remboursables pour une période entamée.
• La facturation d'une entreprise est gérée par les membres qui disposent de la permission correspondante.

10. Suspension, suppression et fin du service

• Suspension : nous pouvons suspendre l'accès à un compte ou à une entreprise, temporairement ou non, en cas d'utilisation suspecte, de manquement aux présentes conditions, d'impayé ou d'obligation légale. Les données ne sont pas supprimées par la suspension et les propriétaires sont prévenus, sauf si la loi l'interdit.
• Suppression d'une entreprise : le propriétaire peut supprimer son entreprise. L'accès est alors fermé immédiatement pour tous. Pendant 30 jours, l'entreprise peut être restaurée en nous contactant. Passé ce délai, les données relatives aux personnes (membres, employés, paie, congés, rôles, invitations) sont supprimées définitivement.
• Conservation comptable : pour respecter les obligations légales de conservation et d'audit, les écritures et pièces comptables sont conservées après suppression sous une forme anonymisée (sans lien avec des personnes), pendant la durée légale.
• Suppression de votre compte : vous pouvez en demander la suppression via la page Contact. Vos données personnelles de compte sont alors supprimées ou anonymisées, sous réserve de ce que la loi nous oblige à conserver.
• Vous pouvez cesser d'utiliser Nemesys à tout moment ; pensez à exporter vos données auparavant.

11. Disponibilité et sauvegardes

Nous mettons tout en œuvre pour offrir un service continu et sécurisé, sans pouvoir garantir l'absence d'interruption ou d'erreur. Des maintenances peuvent avoir lieu, que nous essayons d'annoncer et de limiter. Nous réalisons des sauvegardes techniques ; elles ne remplacent pas vos propres exports.

12. Propriété intellectuelle

Nemesys (logiciel, marque, interface, guides, plan de comptes de référence mis à disposition) appartient à son éditeur ou à ses concédants. Votre abonnement vous donne un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, le temps de votre accès. Vos données et contenus restent les vôtres. Si vous nous envoyez des suggestions, nous pouvons les utiliser librement pour améliorer le service.

13. Responsabilité

• Dans la limite permise par la loi, Nemesys n'est pas responsable des pertes indirectes (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données que vous n'avez pas exportées, etc.), ni des décisions, déclarations ou paiements faits sur la base d'informations produites par le service sans vérification.
• Notre responsabilité totale à votre égard est limitée, sauf faute lourde ou dolosive ou disposition légale contraire, aux sommes que vous avez payées pour le service au cours des douze mois précédant le fait générateur.
• Vous êtes responsable envers nous et envers les tiers de l'usage que vous faites du service en violation des présentes conditions.

14. Évolution des conditions et du service

Nous pouvons modifier ces conditions ou le service. En cas de changement important, nous vous en informerons et vous demanderons d'accepter la nouvelle version avant de continuer à utiliser le service. Si vous la refusez, vous pouvez cesser d'utiliser Nemesys et demander la suppression de votre compte.

15. Droit applicable, litiges et contact

Les présentes conditions sont régies par le droit applicable en République démocratique du Congo. En cas de litige, nous cherchons d'abord une solution amiable ; à défaut, les juridictions compétentes de Kinshasa sont seules compétentes, sauf disposition légale contraire.

Pour toute question, demande ou réclamation, utilisez la page Contact. Le traitement de vos données personnelles est décrit dans notre politique de confidentialité.