Gérer les employés et les congés

Ajouter un employé

1. Cliquez sur Ajouter un employé.
2. Renseignez au minimum son nom complet. Le matricule, le poste, le service, le type de contrat, la date d'embauche et les coordonnées sont facultatifs.
3. Si cette personne a un compte dans l'entreprise, liez-la à ce membre. Sinon laissez « Aucun compte » : la fiche existe quand même.

Le menu ⋮ de chaque ligne permet de modifier les informations ou le salaire.

Le salaire

Le salaire de base se règle dans le menu ⋮ → Modifier le salaire. Il est volontairement séparé de la fiche : voir ou changer une rémunération demande une permission distincte (Voir / Gérer la paie et les salaires). Laissez le champ vide pour sortir quelqu'un de la paie.

Les congés

Cliquez sur Enregistrer un congé, choisissez l'employé, le type (congé annuel, maladie, maternité, paternité, sans solde, autorisation exceptionnelle), les dates et un motif facultatif de 300 caractères au plus.

Les règles s'appliquent à l'enregistrement comme à toute modification :

• Les jours sont des jours ouvrables : les dimanches et les jours fériés ne comptent pas.
• Un employé ne peut pas avoir deux congés qui se chevauchent.
• Le congé annuel est compté par année civile (un congé à cheval sur deux années utilise le solde de chacune pour ses propres jours). Le nombre de jours de congé annuel se règle dans Paramètres → Congés (24 au départ, à confirmer avec le droit du travail applicable et votre convention) ; une fiche employé peut avoir son propre chiffre (⋮ → Modifier les informations). Pour quelqu'un embauché en cours d'année, il est proratisé. Si votre entreprise le décide, les jours non pris de l'année précédente peuvent être reportés, sans limite ou jusqu'à un maximum ; sans ce choix, ils sont perdus.
• Un congé refusé ne prend rien sur le solde.

Décider d'une demande

Une demande en attente a les boutons Approuver et Rejeter. En rejetant, vous pouvez laisser un mot à l'employé. La décision est enregistrée (qui, quand), et l'employé reçoit un e-mail avec les dates et le résultat, sans le type ni le motif du congé. Le menu ⋮ permet de modifier les dates ou le type, ou de supprimer un congé ; le motif écrit par l'employé ne se modifie pas.

Le motif n'est visible que par les personnes qui gèrent les congés et par l'employé lui-même.

Le calendrier

Le bouton Calendrier ouvre le mois sous forme de grille : une ligne par employé, une barre par congé, les demandes en attente en pointillé et une ligne qui compte les absents chaque jour. Cliquez sur un congé pour voir le détail et, si vous pouvez, le décider. Un filtre par service et Masquer les présents réduisent la liste.

Congé sans solde et paie

Un congé sans solde approuvé réduit le brut du bulletin de la période, au prorata des jours ouvrables ; une ligne le montre sur le bulletin.

Du côté de l'employé

Chaque personne dont le compte est relié à sa fiche demande ses congés dans Mon espace → Congés, voit son solde et retire une demande encore en attente. Sa demande arrive en attente : seule une personne qui gère les congés l'approuve.

Retirer quelqu'un de l'effectif

Un employé n'est jamais supprimé. Dans son menu ⋮, Retirer de l'effectif le passe au statut Parti : il n'est plus compté dans l'effectif ni dans la paie, et ses bulletins, congés et historique sont conservés. Réintégrer annule l'opération.

Les anciens employés sont masqués par défaut ; le lien Afficher les anciens employés les montre.

Retirer quelqu'un de l'effectif ne change pas son accès à l'entreprise : cela se gère dans Membres et rôles.