Logiciel comptable en RDC : comment choisir la bonne solution pour son entreprise ?

Logiciel comptable en RDC : comment moderniser la gestion comptable de son entreprise ?

La comptabilité est l’un des piliers de la gestion d’une entreprise. Elle permet de suivre les opérations, comprendre la situation financière de l’organisation, préparer les états financiers et disposer d’informations utiles à la prise de décision.

En République démocratique du Congo, cette fonction s’inscrit dans un environnement comptable marqué par le référentiel OHADA et le SYSCOHADA révisé. L’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière encadre notamment les règles de tenue des comptes, le plan des comptes, la présentation des états financiers et l’information financière. Le SYSCOHADA révisé est entré en vigueur pour les comptes personnels des entités à partir du 1er janvier 2018.

Pour une entreprise congolaise, la question n’est donc plus seulement de savoir comment enregistrer les opérations comptables. Elle consiste également à savoir comment organiser, sécuriser et exploiter efficacement les données produites par la comptabilité.

C’est dans ce contexte que le logiciel comptable prend une place croissante dans la gestion des entreprises.

Pourquoi la comptabilité est-elle stratégique pour une entreprise en RDC ?

La comptabilité ne devrait pas être considérée uniquement comme une obligation administrative.

Elle constitue également une source d’information pour le dirigeant.

Une comptabilité correctement organisée permet notamment de suivre :

• les produits et les charges ;
• les créances clients ;
• les dettes fournisseurs ;
• les mouvements financiers ;
• la trésorerie ;
• la rentabilité ;
• l’évolution de l’activité ;
• les informations nécessaires à la préparation des états financiers.

Pour un dirigeant, ces informations peuvent permettre de répondre à des questions très concrètes :

• L’entreprise gagne-t-elle réellement de l’argent ?
• Quels clients restent débiteurs ?
• Quelles sont les principales dépenses ?
• Comment évolue la trésorerie ?
• Quelle est la situation financière de l’entreprise ?
• Quels éléments nécessitent l’attention de la direction ?

Une comptabilité organisée transforme donc les opérations quotidiennes de l’entreprise en informations exploitables.

Le SYSCOHADA : un élément essentiel de la comptabilité en RDC

Lorsqu’une entreprise recherche un logiciel comptable en RDC, la question du référentiel comptable est essentielle.

L’OHADA a adopté en 2017 un nouvel Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière, auquel est annexé le SYSCOHADA révisé. Celui-ci comprend notamment le plan comptable général OHADA ainsi que les dispositions relatives aux comptes consolidés et combinés.

Pour une entreprise utilisant un logiciel de comptabilité, cela signifie qu’il ne suffit pas d’avoir un outil permettant simplement de saisir des recettes et des dépenses.

Le logiciel doit être pensé autour du cadre comptable applicable à l’entreprise et permettre de structurer correctement les informations financières.

Pourquoi de nombreuses entreprises passent-elles des fichiers Excel à un logiciel comptable ?

Excel reste un outil extrêmement utile pour de nombreuses entreprises.

Il permet notamment de créer des tableaux, réaliser des calculs, analyser des données et construire des outils personnalisés.

Mais lorsqu’un fichier devient le centre de toute la gestion comptable d’une organisation, certaines limites peuvent apparaître.

Les données peuvent être dispersées

Une entreprise peut avoir :

• un fichier pour les ventes ;
• un autre pour les achats ;
• un autre pour les clients ;
• un autre pour les fournisseurs ;
• un fichier de trésorerie ;
• un fichier comptable ;
• des documents fiscaux stockés séparément.

Le problème n’est pas nécessairement Excel lui-même.

Le problème apparaît lorsque plusieurs fichiers deviennent plusieurs sources différentes de vérité.

Une donnée modifiée dans un fichier peut ne pas être actualisée dans les autres.

Les ressaisies augmentent

Lorsqu’une même opération doit être saisie plusieurs fois, le risque d’erreur augmente.

Prenons un exemple simple.

Une entreprise réalise une vente.

L’information peut devoir apparaître dans :

1. le registre commercial ;
2. la facture ;
3. le suivi des créances ;
4. la trésorerie lorsque le client paie ;
5. la comptabilité ;
6. certains rapports de gestion.

Avec des outils complètement séparés, chaque étape peut nécessiter une intervention supplémentaire.

Une plateforme intégrée cherche au contraire à rapprocher ces informations.

Le dirigeant peut manquer de visibilité

Une comptabilité produite uniquement à la fin d’une période peut être insuffisante pour piloter quotidiennement une entreprise.

Le dirigeant a besoin de comprendre ce qui se passe pendant que l’activité évolue.

Les logiciels de gestion modernes mettent donc de plus en plus l’accent sur les tableaux de bord, les indicateurs et le reporting. Les solutions actuellement positionnées sur le marché congolais mettent également en avant ces fonctions de suivi et d’analyse.

Qu’est-ce qu’un bon logiciel comptable en RDC doit permettre de faire ?

Choisir un logiciel comptable ne devrait pas se résumer à regarder son interface.

Il faut surtout examiner sa capacité à répondre aux besoins réels de l’entreprise.

Structurer les données comptables

Le logiciel doit permettre d’organiser correctement les informations comptables et financières.

Le professionnel doit pouvoir retrouver les informations nécessaires sans dépendre d’une multitude de fichiers différents.

Produire des informations financières exploitables

Une bonne solution comptable doit permettre de transformer les données enregistrées en informations compréhensibles.

Selon les fonctionnalités disponibles, cela peut notamment concerner :

• les journaux ;
• les balances ;
• le grand livre ;
• le bilan ;
• le compte de résultat ;
• les tableaux de bord ;
• les rapports financiers.

Le choix précis des états et leur présentation doivent naturellement être vérifiés selon le référentiel et les besoins de l’entreprise.

Prendre en compte l’environnement OHADA

Pour une entreprise en RDC, le référentiel comptable n’est pas un détail technique.

Le logiciel doit être cohérent avec l’environnement comptable applicable.

L’OHADA indique que l’AUDCIF et le SYSCOHADA révisé constituent le référentiel comptable harmonisé dans les États membres, avec une entrée en vigueur au 1er janvier 2018 pour les comptes personnels des entités.

Relier la comptabilité aux autres activités de l’entreprise

C’est probablement l’un des changements les plus importants apportés par les ERP.

La comptabilité ne fonctionne pas dans le vide.

Elle est liée à :

la vente → la facturation → l’encaissement → la trésorerie → la comptabilité → le reporting.

Elle est également liée aux achats, aux fournisseurs, à la fiscalité et à d’autres processus administratifs.

Une plateforme intégrée peut donc permettre de rapprocher ces différentes dimensions.

Comptabilité et fiscalité : pourquoi les deux doivent être mieux coordonnées

La comptabilité et la fiscalité sont deux domaines distincts, mais ils sont étroitement liés dans la vie d’une entreprise.

En RDC, la Direction Générale des Impôts met notamment à disposition des informations sur la TVA et propose des services de télédéclaration. La DGI décrit la TVA comme un impôt indirect collecté par les entreprises assujetties pour le compte de l’État.

Cela montre pourquoi la gestion fiscale ne devrait pas être complètement isolée du système d’information financier de l’entreprise.

Lorsqu’une organisation dispose d’informations comptables et financières correctement structurées, elle peut plus facilement préparer les informations nécessaires à ses obligations fiscales, sous réserve des règles et contrôles applicables.

Important : un logiciel ne remplace pas l’expertise d’un comptable ou d’un fiscaliste.

Il constitue un outil permettant d’organiser, traiter et exploiter les données.

ERP ou logiciel comptable : quelle différence ?

Cette question devient importante lorsque l’entreprise commence à grandir.

Un logiciel comptable se concentre principalement sur les opérations comptables et financières.

Un ERP, ou progiciel de gestion intégré, cherche à réunir plusieurs fonctions de l’entreprise dans un même environnement.

Selon la solution, cela peut comprendre :

• comptabilité ;
• finance ;
• fiscalité ;
• ventes ;
• achats ;
• facturation ;
• ressources humaines ;
• paie ;
• reporting ;
• gestion administrative.

L’intérêt d’une telle approche est de réduire la fragmentation des informations.

Le marché congolais compte déjà plusieurs solutions qui mettent en avant cette logique de centralisation entre comptabilité, facturation, stocks, finance ou ressources humaines.

Comment choisir un logiciel comptable pour une entreprise en RDC ?

Avant de choisir une solution, le dirigeant devrait poser plusieurs questions.

Le logiciel correspond-il à mon environnement comptable ?

La première question concerne le référentiel comptable utilisé.

Les données sont-elles centralisées ?

Si la comptabilité reste complètement séparée des autres fonctions de l’entreprise, une partie du bénéfice de la digitalisation peut être perdue.

Les utilisateurs peuvent-ils travailler selon leurs responsabilités ?

Dans une organisation professionnelle, tous les collaborateurs n’ont pas nécessairement besoin d’accéder aux mêmes informations.

La solution peut-elle accompagner la croissance de l’entreprise ?

Un outil adapté à une très petite structure peut devenir insuffisant lorsque le nombre de clients, d’opérations, d’utilisateurs ou de processus augmente.

NEMESYS : rapprocher comptabilité, fiscalité et gestion d’entreprise

C’est dans cette logique que s’inscrit NEMESYS, l’ERP développé par Monal Consulting pour répondre aux besoins des entreprises congolaises.

L’objectif est de proposer une plateforme intégrée permettant de centraliser différentes dimensions de la gestion de l’entreprise.

NEMESYS regroupe notamment des fonctions liées à :

• la comptabilité ;
• la fiscalité ;
• la finance ;
• la facturation ;
• l’audit ;
• les ressources humaines ;
• la paie ;
• les rapports et analyses.

L’intérêt de cette approche est de rapprocher les informations plutôt que de les laisser évoluer dans des systèmes complètement séparés.

Par exemple, le tableau de bord NEMESYS permet de présenter des indicateurs financiers tels que le chiffre d’affaires, la trésorerie disponible, le résultat net provisoire et les créances clients.

La comptabilité moderne doit servir à prendre de meilleures décisions

La digitalisation de la comptabilité ne consiste pas simplement à remplacer le papier par un écran.

Elle consiste à améliorer la manière dont l’entreprise :

enregistre → structure → contrôle → analyse → décide.

Une entreprise qui connaît son chiffre d’affaires mais ne maîtrise pas ses créances peut avoir une vision incomplète de sa situation.

Une entreprise qui connaît ses dépenses mais ne comprend pas leur évolution peut également manquer d’informations pour agir.

Une entreprise qui dispose de données comptables mais qui doit attendre plusieurs semaines pour les exploiter peut perdre une partie de leur valeur décisionnelle.

Le véritable enjeu est donc la transformation de la donnée comptable en information de gestion.

FAQ : logiciel comptable et comptabilité en RDC

Quel est le rôle d’un logiciel comptable en RDC ?

Un logiciel comptable permet de structurer et traiter les opérations comptables d’une entreprise et de produire des informations financières utiles à son suivi et à son pilotage.

Qu’est-ce que le SYSCOHADA ?

Le SYSCOHADA est le système comptable OHADA révisé, annexé à l’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière. Il comprend notamment le plan comptable général OHADA et les dispositifs relatifs aux comptes consolidés et combinés.

Une PME en RDC a-t-elle intérêt à utiliser un logiciel comptable ?

Le besoin dépend de la taille, de l’activité et de la complexité de l’entreprise. Plus les opérations et les données augmentent, plus la centralisation et l’automatisation peuvent devenir utiles.

Excel peut-il remplacer un logiciel comptable ?

Excel peut être très utile pour certains besoins comptables ou de gestion. Toutefois, lorsque plusieurs processus doivent être coordonnés, une plateforme spécialisée peut offrir une organisation plus structurée et une meilleure centralisation.

Quelle différence entre un logiciel comptable et un ERP ?

Un logiciel comptable se concentre principalement sur la comptabilité et les finances. Un ERP cherche à intégrer plusieurs fonctions de l’entreprise dans une même plateforme.

Un logiciel comptable remplace-t-il un comptable ?

Non. Un logiciel est un outil. Le jugement professionnel, les contrôles, l’interprétation des règles et la responsabilité du professionnel comptable restent essentiels.

Pourquoi intégrer la comptabilité et la facturation ?

Parce que les opérations commerciales ont souvent des conséquences financières et comptables. Leur rapprochement peut limiter les ressaisies et améliorer la circulation de l’information.

Pourquoi choisir une solution conçue pour les entreprises congolaises ?

Parce que les entreprises évoluent dans un environnement comptable, fiscal, administratif et économique particulier. Une solution doit donc être évaluée en fonction de son adéquation réelle aux besoins de l’entreprise et à son environnement réglementaire.

Conclusion

La question du logiciel comptable en RDC dépasse aujourd’hui le simple choix d’un outil pour enregistrer des écritures.

Pour une entreprise, l’enjeu est de disposer d’informations fiables, structurées et accessibles afin de mieux comprendre son activité.

Le SYSCOHADA fournit le cadre comptable applicable dans l’espace OHADA, tandis que les outils numériques permettent aux entreprises d’organiser plus efficacement leurs données et leurs processus.

La prochaine étape consiste donc à rapprocher les différentes fonctions de l’entreprise : comptabilité, fiscalité, finance, facturation, ressources humaines, paie, audit et reporting.

C’est précisément dans cette direction que s’inscrit NEMESYS.

Une plateforme. Plusieurs fonctions. Une gestion centralisée.

Pour découvrir NEMESYS et suivre l’évolution de la plateforme, rendez-vous sur le site officiel de NEMESYS.